2017年11月15日水曜日

タスク管理のキモはチェックリストにあり

タスク管理のキモはチェックリストにあり

私が認識するタスクとは、日常生活の中で行なっている行動全てを意味します。お仕事だけではなくて、食事やお風呂や着替えや通勤などのルーティンタスクも含めます。

日常生活はそのルーティンタスクと資料の準備や情報収集、ミーティングなどのタスクが混在してる。

混在するタスクが増えて記憶でコントロールできなくなって来ると日常生活のルーティンタスクが遅れ出すようになり入眠時間がズレてきます。

混在するタスクが増えてきて自分の記憶でコントロールできなくなって来るとお仕事で1日を過ごす事になり、思わぬ残業が増えてくる。

自分で時間をコントロール出来なくなってくると段々と
日常生活のルーティンタスクも滞るようになり、時間の余裕がなくなり、心の余裕がなくなり・・・

心身ともに疲れてしまいますな~

そうならないためにも、自分が抱えているタスクを一覧できるチェックリストを作成して現在の立ち位置を自覚する必要があります。

日常生活にある食事や入浴、睡眠の時間をちゃんと確保できているのか。抱えているプロジェクトの進行が管理できる範囲で進んでいるのか。

自分の立ち位置を確認することができるのはチェックリストのありがたい効果です。

騙すつもりはありませんが、騙されたと思ってチェックリストを作ってみてください。





2017年11月14日火曜日

Q.タスクを紙に書き出すことで何が変わる?

タスクを紙に書き出すことで何が変わる?

紙に自分のすることを書き出すことをオススメしていますが、実際に紙に書き出すことで何がわかって、何が変わるのでしょうか?


分かること
自分の(意識している)仕事量
人に任せている仕事の量
人の連絡、反応待ちの仕事の量
人の反応待ちの仕事が多い事に気づく
今日すること
今日しなくてもいいこと
今日しなくてもいい事に頭の容量を取られていること
思っている以上に仕事をしていること
思っている以上に仕事をしていない
焦っている自分に気づく
締め切りを認識して焦らないといけない自分に気づく
頭のモヤモヤ感
心の進まない感

分からないこと
自分の意識していない仕事量

変わること
今のこの瞬間の動き方
先の見通しが立つ
仕事の恐怖感が減る

ざっと考えてこれくらいのことが分かって、これぐらいのことが変わる。

紙とペンで頭の中にあるタスクを書き出すだけでここまで分かる、ここまで変われる。

2017年11月13日月曜日

Q.タスク管理は毎日するもの?

A.『付箋やToDoリストを使用してのタスク管理は、日々の中での見直しはどのくらいの頻度やどのようなタイミングで行うのがおすすめでしょうか』の質問を分解してお答えいたします。
研究寺子屋でよく頂く質問に対する私の回答です。

Q-1.タスクの確認はどれくらいの頻度で行うか?
A-1.タスクが完了した時、新しいタスクが発生した時、活動場所を変える時がオススメ。
今日することのタスクが一覧できるリストが手元にあるのであれば、タスクが完了する毎に目を通すことをオススメします。
自分の持ち時間と現在の進行度をチェックするぐらいで構いません。さらっと目を通す、それで十分です。
自分の持ち時間と進行度がチェックできていれば、新しいタスクを受け入れる、断る、誰かに依頼するなどの適切な判断をすることができます。
また自宅から職場・職場から訪問先など活動場面を変える時に、リストに目を通すことで忘れ物を防いだり、ついでにできるタスクを完了することも可能です。


Q-2.見直しのタイミングのおすすめは?
A-2.一日の終りがオススメ。
一日の終りにすることは、今日一日で完了することができたタスクを眺めます。予想時間どおりに終えたタスク・早まったタスク・遅れたタスク・手がつけられなかったタスクが出てきます。予想時間からずれたタスクに関して、繰り返し行う必要があるのであれば予想時間の修正、重要度・緊急度に応じて残業するのか、明日のタスクに組み込むのか、行わないを判断しスケジュールに加えます。

毎日、夕方もしくは夜に見直すことを繰り返すことで、タスク完了の精度、予想時間の精度が高まり、自分の持ち時間を把握することができます。
自分の持ち時間を把握し、持ち時間を増やすことで業務の効率化や自身の興味のある勉強、研究活動を行うことができるようになります。

1日レベルの見直しができてきたら、1週間、1ヶ月、半年、1年と期間を伸ばして見直しをしていきましょう。長期の見通し・見直しは時間がかかったり、先が読めないなどの点もありますが、気楽に取り組んでみてください。

2017年11月10日金曜日

仕事が一杯で慌てている人は紙とペンで変わる

研究寺子屋のPTクワエです。

研究寺子屋を開催した後の感想でよく聞かれるコメントがあります。

その一つが、
『タスクを書き出してそれを眺めてみると、思っている以上に焦っている自分がいる』
です。

このコメントは高頻度で耳にします。

何に焦っているの?
思っている以上に焦っているのはなぜ?


人は生きている以上色々な仕事を抱えています。
生命として、生きるために必要な事
人間として、生きるために必要な事
大人として、生きるために必要な事

必要なことはたくさんあるけど、実際に目の前にあるするべきことは思っているいる以上に少ない。
でも少ないことを気づくためには、今すべきことを見つめる必要があります。

今すべきことを見つめるためには紙とペンがあれば十分、
頭の中にある、する事を紙に書いて書いて書き出して
書き出したする事眺めます。

書き出す事で今するべきことが 見えてきます。


見えて来ると、『なあんだ、あの不安は今の不安じゃないんだ』と
気づくことができます。

不安だったのはやる事に埋もれていると思い込んでいる自分の勝手な思い込みです。
紙に書き出して、する事を整理するだけでその不安や慌てている自分に気づくことができます。

あー、やることが一杯で心が苦しいよ〜って人は
紙とペンを持って自分の頭の中身を整理してみてください。
人生が少しづつ、確実に変わってきますよ。



2017年11月6日月曜日

研究に必要な情報管理術をマスターしよう!研究寺子屋in離床研究会

こんばんは、PTクワエです。
2回シリーズの研究寺子屋in離床研究会です!

11月21日(火)に東京の国立オリンピック記念青少年総合センターで、「研究できないから抜け出そう!桑江先生の研究寺子屋」2回目を開催します。

宮崎でコツコツと行ってきた研究寺子屋が
ついに東京進出です!

2回シリーズで2回目なんですが、
2回目だけでも受講可能となりました。
一般3000円・日本離床研究会会員2500円とのこと。

『集めていた資料が見つからない!』
『空き時間で論文(資料)が読みたいけど、常に持ち歩くのは大変だ」
という情報管理の問題を解決する講座です。

11月21日(水)の第2回目講座は
いつも使っているスマートフォンを片手に情報の収集力・情報の管理力を高める方法を学びましょう
ご参加お待ちしておりますm(_ _)m



2017年11月5日日曜日

受講者からのフィードバックが講師を育てる

おはようございます、PTクワエです。
今回もタイトルで言い切ってます。
受講生からのフィードバックが講師を育ててくれます。なので講師をする方は、受講生の声を聞ける工夫が必要だと感じました。

講師として呼んでいただく場合、私の様な若輩者でも運営スタッフさんは『講師』として迎えてくれます。どうしてもお客さん扱いをしないといけない部分がありますよね。どうしてもお客さんなので、受講者からのコメントや運営側としての指摘しずらい面などなかなか言えないことも。何も言われないのでさらに調子に乗ってしまう。そこを勘違いしてしまうのが私の若い証(^_^;)

講師は時として受講生の立ち位置が見えなくなります。受講生のニーズに沿ってない情報も『ほら、価値があるでしょ!』って思い込んでしまう。
受講生は『いい話だけどもっとこういったことが聞きたい、こんな場合はどうするのかが知りたいって』気持ちは絶対ある。

離床研究会は運営スタイルが建設的で講師のレベルアップのためのフィードバックも含めた講習会となってました。私も先日の研究寺子屋in離床研究会の講演後、運営スタッフさんから受講生としてのフィードバックを頂くことができました。これがありがたいアドバイスでした。

次回の講義内容、プレゼンのレベルアップのためにもフィードバックでご指摘いただいた点を再度見つめ直して、自分の力にします!


2017年11月3日金曜日

革命のファンファーレの裏表紙を見た?ここまで粋な仕掛けとは

先日、職場の教員から革命のファンファーレを紹介していただきました。
読み始めの数ページで引き込まれ、集中して最後まで一気読み。ここんところ読んでいる本で得た知識と折り重なって色々な物事の理解が深まったところ。

お金とは
努力とは
覚悟とは

今することが変わった。いい本だ。

子供たちも気になったのか、この本を触る出す。
ん、表紙の下のデザインがちょっと違う。

カバーを外すと、これまた違う表情を見せる。
これって…



 やっぱり『えんとつ町のプペル』だ。

粋な仕掛け。こりゃ絵本が読みたくなるよ。